как успевать больше, а работать меньше

Некоторые люди успевают больше других. Это факт. Так же как и то, что каждый из нас в один день может сделать в три раза больше, чем в другой. Что это? Состояние потока, организованность сознания и медитации, специальная диета или секретные техники тайм-менеджмента? Всего понемногу, но основа сухая как бетон и унылая как ожидание начала судебного заседания.

Продуктивность родом из мира бизнеса. В бизнесе все, что должно повыситься, улучшиться и развиться, должно измеряться. Иначе, как вы поймете, что что-то изменилась. Поэтому, если вы свою продуктивность ни в чем не измеряете, то и смысла в попытках ее повысить никакого нет. Так что вот и самый первый шаг — начните записывать.

Приучите себя фиксировать все, что вы делаете на работе. В идеале вообще все, но если поначалу очень сложно, то хотя бы то, что делаете непосредственно по клиентским задачам. Эта привычка, которую юристам в консалтинге вдалбливают через не хочу, сэкономит вам массу времени, сил и денег, когда вы столкнетесь с управленческими задачами.

Записываете все свои действия и время, потраченное на них. В конце недели или месяца проанализируйте записи, чтобы понять, какие задачи занимают слишком много времени или какие действия можно улучшить. Это помогает выявить неэффективную трату времени и скорректировать рабочий процесс.

Списки дел (to-do-list) полезны, но они не помогают расставлять приоритеты. Как определить, что должно быть сделано сегодня, а что можно перенести на среду? Попробуйте планировать следующую неделю в пятницу. Это позволит вам тратить меньше времени на планирование и сразу включаться в работу в понедельник, не вспоминая в спешке после выходных, что вы собирались завершить на этой неделе.

В книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена* есть принцип 2-х минутных дел: если задача занимает меньше двух минут, надо сделать ее сразу, не откладывая. Это должно помогать быстро разбираться с мелкими задачами, не перегружая список дел и освобождая время для более значимых задач. Но у этого метода есть побочный эффект.

Мелкие дела или идеи часто приходят в голову в процессе работы над большим проектом. Приходится отвлекаться, чтобы выполнить небольшую задачу, а затем снова сосредотачиваться на основной работе. Возвращение к концентрации на предыдущем деле в среднем занимает около 11 минут. Наш мозг довольно инертен и при этом любит завершать дела, поэтому с высокой долей вероятности за эти 11 минут, нам в голову придет еще ворох 2-х минутных дел.

Попробуйте технику, которая не будет уводить вас в сторону от основного дела — создайте отдельный, легко доступный список для 2-х минутных дел. В нем фиксируйте все такие идеи, а в планах на день выделяйте временной слот для того, чтобы решить одну за другой несколько таких мелких задач.

Раньше во всех учреждениях были 15 минутные перерывы на проветривание. Как ни странно, но это очень полезная для продуктивности практика. Наш мозг так устроен, что не может поддерживать одинаковый уровень фокуса и внимательности на протяжении длительного времени, ему непременно требуется период покоя после каждого периода напряжения.

В течение дня делайте небольшие перерывы с равными интервалами работы и отдыха. Это позволит вашему мозгу отдохнуть и привыкнуть к тому, что отдых обязательно наступит. Зная это, мозг не будет чрезмерно экономить энергию, и вы сможете полностью сосредоточиться на решении задач в рабочий интервал.

Если вы все еще пользуетесь бумажными ежедневниками, у меня для вас плохие новости — они работают и в половину не так эффективно, как удобное лично вам приложение. И не ссылайтесь на моторную память — вам не надо помнить все свои дела и планы. У вас должна быть система, которая будет вовремя вам о них напоминать. Вам должно быть легко менять местами, сдвигать и изменять задачи и мероприятия. Бумажный ежедневник работал, когда у нас не было и десятой доли тех дел, с которыми мы вынуждены справляться сегодня.

Я пользуюсь Notion для планирования и ведения всех дел в сочетании с Notion Calendar. Но вы можете выбрать любой из доступных и подходящих вам сервисов управления проектами.

Да, скорее всего вы потратите кучу времени и нервов, пока найдете и настроите лично под себя свое идеальное приложение. Но оно того стоит на 1000%. Ваш электронный ежедневник-планировщик-календарь — это ваш второй мозг. Без управления проектами и временем нет никакой продуктивности.

Эти советы — основа для эффективного управления временем. Тайм-менеджмент занимает большую часть продуктивности юриста, но помимо него есть еще и непосредственно производственные методы — то, как вы организуете работу над профессиональными задачами, алгоритмы, шаблоны, стандартизация, делегирование и многое другое.